เมื่อคุณทำงานการขาย จะมีเอกสารหลายตัวด้วยกัน เพื่อเป็นหนึ่งในหลักฐานของการซื้อขายที่มีความน่าเชื่อถือมากกว่าการตกลงด้วยการพูดคุยปากเปล่า หนึ่งในเอกสารที่สำคัญมากก็คือ ใบสั่งซื้อ หรือ Purchase Order (PO)

ใบสั่งซื้อ Purchase Order หรือใบ PO คือเอกสารที่แสดงถึงข้อตกลงของผู้จัดจำหน่าย ในการซื้อสินค้า หรือบริการ ซึ่งภายในเอกสารจะระบุถึงรายละเอียดในการสั่งซื้อสินค้าอย่างจำนวนของสินค้าที่ถูกสั่งซื้อ ราคาของสินค้า ใบสั่งซื้อเป็นหนึ่งในเอกสารที่สามารถใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันข้อตกลงระหว่างการทำธุรกิจได้เป็นอย่างดี หากเกิดข้อโต้แย้งในการซื้อขาย เอกสารใบสั่งซื้อจะเป็นหลักฐานยืนยัน

การจัดซื้อหรือการออกใบสั่งซื้อโดยปกติจะเป็นหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อในบริษัท แผนกไหนต้องการอะไร ให้มาบอกที่ฝ่ายจัดซื้อ ไม่ควรสั่งซื้อด้วยตัวเอง เพราะทำให้กิจการควบคุมการบริหารงบประมาณได้ยาก และยังเปิดโอกาสให้พนักงานทุจริตได้อีกด้วย ดังนั้น ใบสั่งซื้อจึงเข้ามาทำหน้าที่เป็นตัวแทนของความต้องการซื้อของแต่ละแผนก โดยใบขอซื้อนั้นต้องผ่านการเห็นชอบของผู้มีอำนาจลงนามในแผนกนั้น แล้วส่งไปให้บริษัทที่เราต้องการซื้อสินค้า เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าเราต้องการสินค้านี้จริง และจะทำการชำระเงินต่อไป

ในระบบ CRM ขนาดย่อมของ Khayamak สามารถเก็บใบ PO ของลูกค้าเข้าในระบบออนไลน์ สามารถเรียกดูได้ว่าใบเสนอราคาใดตรงกับใบ PO ของลูกค้าท่านใด สามารถเสิร์ชหาโดยใช้ชื่อบริษัทลูกค้า ชื่อผู้ติดต่อ ชื่อพนักงานขาย และเลขใบ PO ได้อย่างสะดวก และด้วยความที่เป็นระบบออนไลน์ ข้อมูลไฟล์ใบ PO จะถูกเก็บไว้ในระบบ Cloud ไม่มีทางสูญหายแน่นอนค่ะ

Khayanmak ช่วยซัปพอร์ตบริษัทของคุณในการบริหารการขาย สามารถออกใบเสนอราคาออนไลน์ได้ผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์ และ ผู้จัดการกดอนุมัติใบเสนอราคาผ่านทางออนไลน์ได้ออย่างง่ายดาย ข้อมูลครบถ้วน และยังออกใบเสนอราคาที่ไหนเมื่อไร ก็ได้ผ่านทุก Device